Clasificar las tareas y preparar las reuniones, claves para una mayor productividad en tiempos de Covid-19

La pandemia ha modificado las condiciones de trabajo de muchos profesionales, y las herramientas de productividad y gestión del tiempo han adquirido una nueva relevancia. Marta Palomar, consultora de desarrollo empresarial experta en estrategia y procesos internos y Chief Operations Officer en Blast Off Partners, ha expuesto hoy algunas claves sobre cómo mejorar la productividad profesional en un webinar organizado por CEEI Castellón e impulsado por IVACE en el marco del programa online de capacitación para agentes del ecosistema emprendedor de la provincia.

En su intervención, que ha sido seguida on line por medio centenar de agentes y otros profesionales de la provincia, Palomar ha hecho hincapié, en primer lugar, en la importancia de tomar conciencia de a qué dedicamos el tiempo de trabajo y ha sugerido, en este punto, el uso de algunas herramientas de monitorización. El siguiente paso, la decisión consciente de nuestras tareas prioritarias, implica también la decisión sobre qué tareas pueden y deben delegarse en otros. Finalmente, se trata de organizarse el trabajo, y en este sentido Palomar ha presentado la técnica de la cesta de la colada: “consiste en anotar en algún lugar (papel, app móvil…) todas las tareas, información e ideas, y comprometernos a clasificar esas tareas una vez a la semana, buscando su denominador común que nos permita agruparlas por bloques de tareas similares entre sí; ello nos ayuda a ganar en eficiencia y también a evitar la multitarea, gran enemigo de la productividad”. Asimismo, ha invitado a conocer y utilizar la Matriz de Eisenhower para clasificar las tareas entre urgentes, no urgentes, importantes y no importantes.

Por otra parte, Palomar también ha analizado la cuestión de la productividad del trabajo en equipo. En este punto, ha profundizado en la necesidad de no abusar de las reuniones y en que sean productivas. Para ello, ha insistido en que una clave es su buena preparación, enfocada a obtener los resultados que se desean de la misma. En este sentido, ha sugerido formular el orden del día a través de preguntas, apelando a los asistentes para que puedan prepararse cada punto teniendo en cuenta su papel en el tratamiento de cada tema. En cuanto a las intervenciones, la experta ha señalado que es importante que sean breves para causar un gran impacto, “lo cual requiere obviamente una preparación”. Finalmente, Palomar ha señalado que la única verdad universal en materia de productividad es que esta no existe sin descanso, porque las mejores ideas “se nos ocurren en los momentos en que paramos”.