Cómo gestionar los archivos de tu empresa con seguridad

Muchas empresas generan una enorme cantidad de documentos de todo tipo a lo largo del año. Contratos, facturas, facturas proforma, presupuestos, albaranes, bases de datos de clientes, recibos, informes, planes estratégicos… Para gestionar esa enorme variedad de ficheros es necesario disponer de espacio, pero también es muy importante que cuidemos la seguridad.

No por el hecho de que nuestros archivos se encuentren digitalizados, o incluso tengamos copia de seguridad de los mismos, significa que estén a salvo. Debemos tomar medidas, de forma concienzuda, para proteger nuestros archivos en la empresa.

 

Da el paso hacia la digitalización

No todos los documentos tienen que digitalizarse, hay algunos que la Administración nos obliga a mantener en formato físico. Sin embargo, tratar de unificar al máximo la documentación de la empresa en un solo área hará que sea mucho más fácil su control. Aparte de que no estaremos malgastando papel innecesariamente, no tendremos que preocuparnos por duplicidades, ni por llevar el control de dos archivos diferentes (digital y físico).

 

Protege tus ordenadores

El punto físico por el que alguien puede introducirse en nuestros archivos sin permiso es a través de los propios ordenadores de la empresa. Estos deben estar protegidos con antivirus y debe quedar registrado el comportamiento de los usuarios que trabajan en él. Además, es importante que instalemos software anti-spyware para evitar que puedan introducirse en nuestro software de gestión documental.

 

Protege tus servidores

Si gestionas servidores en los que guardas documentación, a nivel de hardware tienes una protección ideal. Sin embargo, en caso de que los servidores no estén administrados por el proveedor, debes disponer de un profesional informático que se ocupe del mantenimiento de los mismos. Hay que tratar de evitar ataques informáticos y posibles violaciones de la privacidad que puedan afectar a tus archivos.

 

Haz copias de seguridad en la nube y busca la redundancia

Si trabajas con un software de gestión documental en la nube, te ahorras tener que mantener tú los servidores. Has contratado un software como servicio y ellos se ocupan del mantenimiento. Sin embargo, es importante que este programa te permita hacer copias de seguridad, así como descargar los ficheros y almacenarlos en otro lugar (por ejemplo, tu disco duro, o un servidor externo) para que haya así cierta redundancia.

De este modo, incluso en el hipotético caso, improbable, de que el SaaS con el que trabajas tuviera un fallo de seguridad, tú conservarías todavía tu documentación. Así también podrías protegerte de posibles fallos en el servicio, que te dejen sin acceder durante horas a tu programa de gestión.

No obstante, si ves que tu programa falla mucho, quizás venga siendo hora de cambiar a otro software de gestión documental que te proporcione mejores prestaciones.