Método Kanban para ser más productivo

Os adjunto mi último artículo publicado en la web de Innova Consultoría.

Invierte unos minutos de tu tiempo en leerlo, te relajarás, y tal vez encuentres algo nuevo para mejorar tu empresa o tu vida personal.

 

“No hay nada más ineficiente que hacer algo que no debería hacerse.”.

Peter Drucker.  Abogado y tratadista austriaco considerado

el mayor filósofo de la administración del siglo XX.

 

“No tengo tiempo”.  “No llego a todo”.  Lo que pasa, es simplemente que pierdes mucho tiempo en cosas no importantes ni para ti ni para tu empresa, y no llegas a lo verdaderamente importante, a lo que te da dinero.

Siguen pasando los días, semanas, meses y años y sigues agobiado.  ¡Planifícate de una vez!  ¡Invierte tiempo en organizarte!.  Te darás cuenta que eres capaz de sacar mucho más trabajo que el resto de la gente que te rodea.

Se trata de encontrar una metodología de trabajo, que puedas aplicar a diario, para ser más productivo.

 

Lo Importante y lo Urgente:

El 22-03-2017 escribimos un artículo titulado: “Lo Importante y lo Urgente”. Si no tuviste oportunidad en su día te aconsejo que lo leas ahora.  Está en nuestra web: www.innovaconsultoria.com en la página 9.

Divide tus tareas en Urgentes e Importantes. Delega las Urgentes (todas) y dedícate a las Importantes.  Y si tienes alguna tarea que a la vez es Urgente y es Importante, esa es la primera que debes sacar.

No permitas distracciones, salvo que sean para resolver algo Importante.  Para las tareas urgentes, tienes gente que debe responsabilizarse en resolverlas correctamente.

Lo importante es buscar la forma de generar ingresos recurrentes en tu empresa, lo cual además te permitirá a largo plazo no tener que preocuparte de la tesorería. Por lo tanto, ¡planifícate!

Y quítate el sapo lo primero de cada día.  El sapo es esa tarea tediosa e importante que nunca te apetece hacer.  Hazlo a primera hora de la mañana.

Recuerda que hacer lo Importante es lo único que te acercará a cumplir tu objetivo y el de tu empresa.

 

Cómo organizarte en tu trabajo diario para ser más productivo:

El 03-10-2017 escribimos otro artículo titulado: “Cómo organizarte en tu trabajo diario para ser más productivo”.  También podrás leerlo en nuestra web: www.innovaconsultoria.com en la página 7.

En ese artículo te explicaba que mis Llamadasy Tareas las llevaba en un post-it de ordenador.  Pues bien, dejé de hacerlo así hace meses, y funciona mejor.

- Ahora tengo un maravilloso corcho donde con chinchetas tengo clavado lo que es PARA HACER, ordenado por prioridad, y lo tengo visible continuamente.

- Además, pongo lo que está EN PROCESO encima de mi mesa, también ordenado por prioridad y también visible continuamente.

- Y por último, cuando termino alguna tarea, la pongo en un apartado de la mesa que llamo LO HECHO, el cual limpio una vez por semana.

En mi agenda de ordenador (Calendar) sólo tengo mis eventos Horarios y mis Proyectos.

Cada día enciendo el ordenador, me quito mis eventos Horarios, y me priorizo mis Proyectos llevando notas escritas a PARA HACER y a EN PROCESO (priorizadas), y empiezo a trabajar.  Suelo tardar en organizar mi día 10 o 15 minutos. Y a la hora de trabajar, como lo tengo todo priorizado y continuamente a la vista, no se me escapa nada y llego absolutamente a todo.

 

El método Kanban:

- Hazte con un corcho y chinchetas.

- Haz una lista de tareas pendientes escribiendo cada una de ellas en una nota (todas las notas de igual tamaño).

- Divide las notas en Urgentes e Importantes. Las urgentes las delegas y controlas su ejecución en tu Agenda.

- Las Importantes, que son las que tú tienes que realizar, priorízalas por importancia.

Siguiendo el método Kanban, tienes que clavar cada tarea Importante en el corcho dividido en tres columnas:

Columna 1.  PARA HACER:  Aquí pondrás las notas de todas las tareas pendientes ordenadas por prioridad.

Columna 2.  EN PROCESO:  Aquí pondrás las tareas que estás ejecutando, también ordenadas por prioridad.  Pon un máximo de tareas al día, para no desviar tu atención de ellas.  Yo me pongo cinco al día (aunque a veces se me va a alguna más).

Columna 3.  LO HECHO:  El método Kanban indica que es psicológicamente positivo ver cómo vas pasando notas a esta columna.  Es una forma de medir tus logros y automotivarte.

 

Este método es muy bueno para visualizar las tareas pendientes, las que se están ejecutando, y las que tienes en espera.

Conclusiones:

- Se trata de encontrar una metodología de trabajo, que puedas aplicar a diario, para ser más productivo.

- ¡Planifícate!  ¡Ya va siendo hora!

- Por mucho trabajo que tengas, si te planificas correctamente llegarás a todo.

- Pero ojo, no creas que ésto es bueno, porque cuantas más tareas seas capaz de sacar, más tareas te buscarás para hacer.

- Y recuerda, no dejes que te roben tu tiempo. Es tuyo y el tiempo que pasa no volverá nunca.

INNOVA CONSULTORÍA