Como mejorar el flujo de documentos en tu empresa

La gestión de documentos es semejante a la gestión de almacén dentro de una empresa. Hay productos que entran (inputs) y productos que salen (outputs). Esos productos, en este caso los documentos, tienen que estar correctamente identificados durante todas sus fases para que puedan ser útiles para las personas que los manejan.

Los documentos entran y salen, pero al igual que ocurre con los productos, pueden perderse, estropearse o quedar defectuosos. Si queremos mejorar el flujo de documentos, debemos trabajar con la tecnología adecuada para automatizar tareas.

 

Consejos básicos para mejorar la gestión del flujo de documentos

Probablemente te veas ahora en un problema porque los contenidos y documentos de tu empresa han crecido de forma exponencial. Quizás antes estas tareas administrativas las gestionabas de forma manual mediante otro tipo de software, pero sabes que ya no puedes seguir trabajando de la misma forma.

Si quieres mejorar la gestión del flujo de documentos, necesitas un software gestión documental que se ajuste a tu empresa y no que tu empresa trate de ajustarse al programa. ¿Cómo?

1. Escoge un programa de gestión modular. No necesitas un software rígido con un montón de funcionalidades que no te sirven para nada. Un software de gestión documental con módulos es la mejor opción para que tú decidas qué funcionalidades añades o contratas.

2. Forma a tu plantilla en los procesos de trabajo. Te has encontrado montones de malentendidos entre empleados por un contrato, un albarán, una factura, etc., que no fue a donde tenía que ir. ¿Por qué no resolver estos problemas implicando a tus empleados? Enséñales el programa y el proceso de trabajo para evitar estos problemas.

3. Crea un manual de instrucciones y un protocolo de actuación. Gran parte de las pérdidas de tiempo y falta de productividad se debe a que los empleados no saben cómo actuar ante una situación. Entonces toman una decisión o preguntan. En cualquier caso, esa decisión debería formar parte de un protocolo de actuación ante situaciones ya previstas. De esta manera, evitaremos largos debates y excesos de llamadas telefónicas para enfocarnos en tareas más productivas.

4. Automatizar, automatizar, automatizar. Hay personas que creen que están trabajando, pero lo que están haciendo es desarrollar de forma manual algo que podría hacerse de manera automática y en menos tiempo. Nunca te fíes de ti mismo cuando tu conciencia te diga que estás trabajando. La clave de los negocios es aprender a automatizar de forma eficaz.

5. Analiza y resuelve problemas. Para que la gestión de flujo de documentos sea cada vez más eficaz, cada cierto tiempo debes analizar y testear los procesos de trabajo. ¿Se están cumpliendo bien las instrucciones que has dado? ¿Sigues teniendo exceso de reuniones y llamadas para resolver asuntos que deberían ser ya automáticos? Compruébalo, muchas veces no serás consciente de ello hasta que te paras a pensar.