Cómo liderar reuniones eficaces

Las reuniones de trabajo son una de las herramientas más importantes para lograr muchos de los objetivos que nos planteamos las personas que nos dedicamos al desarrollo de otros o aquellos que tienen que liderar a sus equipos, pese a ello, me doy cuenta de que en la mayoría de las ocasiones, las reuniones de trabajo acaban convirtiéndose según los propios participantes en demasiado largas, tediosas e improductivas, en definitiva, un arriesgado “ladrón del tiempo” o muchísimo o “en algo que empezamos a realizar pero que como no servían para demasiado, decidimos abandonar, siendo conscientes de que deberíamos hacerlas”.

¿Cuáles son los motivos que hacen que esto ocurra? ¿Qué tenemos que evitar hacer o qué debemos hacer para que dejemos de pensar en las reuniones como un improductivo ladrón del tiempo?

Cada vez que organices una reunión plantéatela en términos de rentabilidad, así que el primer ejercicio que te propongo es que piensen el número de reuniones en las que participas cada semana  y cada mes y hagas un cálculo del coste por reunión semanal/mensual de tu planificación de trabajo, a continuación hazlo también de tu equipo, seguramente te sorprenderás de la cantidad de tiempo, energía y euros que invertimos en las reuniones, además, te propongo que invites a que hagan ellos este mismo ejercicio, seguramente después de esto os plantearéis las reuniones en términos de productividad.

Cuando trabajo con las empresas programas de productividad laboral y les pido a los participantes que me rellenen su agenda de trabajo, me he dado cuenta de que consideran las reuniones como una finalidad en sí, es decir, para muchos tener una reunión con el equipo es una tarea por sí misma, se programan reuniones muchas veces por hábito, sin un motivo justificado, así que el segundo ejercicio que te propongo es, antes de convocar la reunión tienes que plantearte ¿Cuál es el objetivo de la reunión? Y a continuación ¿Hay otra manera más rentable (a efectos de tiempo, energía, coste) de lograr este objetivo? Cuando te acostumbres a realizarte estas preguntas, te darás cuenta de que muchas de las reuniones que en otro momento convocarías, las puedes evitar logrando el mismo objetivo, simplemente con un correo electrónico, con una circular, estableciendo un protocolo,… por ejemplo, si detectas que hay tensiones o roces en un equipo, en lugar de hacer una reunión para hablar sobre ello, puede ser mejor organizar una comida o un partido de pádel y aprovechar esta ocasión para trabajar las relaciones, si hay una nueva norma que aplicar, en lugar de realizar reuniones con todos los equipos, te propongo que envíes una circular y aprovechar la siguiente reunión para preguntar si la han leído y si hay alguna duda en el primer punto del orden del día,  así  vas a evitar perder el tiempo con reuniones improductivas, que además suelen generar una sensación de insatisfacción y tensión en el equipo.

Te propongo por tanto transformar tus reuniones y las de tu equipo en momentos de trabajo de máxima rentabilidad, ¿te apuntas? para esto me planteo una primera cuestión, ¿Qué características tiene una reunión de trabajo productiva? Me refiero con esto a que aspectos tienes que considerar que se deben cumplir en todas las reuniones en las que participes, voy a plantearte este contenido en forma de preguntas, para facilitarte de esta forma la comprensión, estas son las características de las reuniones productivas:

1. Planificación: es fundamental que la reunión se haya planificado y programado en tiempo y forma adecuada y se haya comunicado a los participantes el objetivo y el contenido de la misma, de esta forma, favorecerás que todos vengan preparados sabiendo horario, participantes, orden del día a tratar, documentación necesaria y demás datos que facilitarán que la reunión sea dinámica y efectiva.
2. Liderazgo: toda reunión debe contar con un responsable, coordinador, facilitador o líder que se encargue de convocar la reunión y de dirigir la misma de forma eficaz. La función del facilitador debe ser la de favorecer que se cumplan los objetivos de la misma, facilitar la participación de todos los miembros y cohesionar al equipo, para esto, tiene que desarrollar saber cómo dinamizar reuniones, desarrollar empatía y habilidades de comunicación así como gestión de conflictos.
3. Participación: requiere que el facilitador de la reunión estimule la participación de todos los integrantes de forma positiva y proactiva, transmitiendo un clima de participación relajado, centrado en las personas, sin dejar de lado los objetivos.
4. Objeto: es fundamental que la reunión sea productiva en relación con el objetivo que se ha propuesto, estableciendo al principio de la misma el motivo por el que se convoca la reunión y al final las conclusiones acordadas hasta ese punto.
5. Integración: las reuniones son muy útiles para cohesionar a los equipos y para transmitir el sentimiento de pertenencia a la organización, fomentando la comunicación, el trabajo en equipo y los valores de la empresa y viendo siempre las reuniones como una oportunidad para desarrollar competencias.

En definitiva, mi intención con este artículo es que si piensas que no tienes tiempo para reuniones, que en tu equipo esto no funcionaría, que lo intentaste pero que al final las has tenido que dejar de convocar, que estás pensando empezar a programarlas… puedas ver las reuniones como una herramienta muy útil para lograr los objetivos de tu equipo, solo tienes que aplicar las 5 normas que te explico para las reuniones productivas y empezar.

Lucía Barrachina (Dtor Proyectos RRHH en HIT)